ビジネスメールの宛先が複数の時の注意点!TO・CC・BCCの意味

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  • ビジネスメールの宛先が複数の時は何に注意したらいいの?
  • TO・CC・BCCって何?

この記事では、このような悩みを解決します。

 

じろーパパ
じろーパパ

ビジネスメールにもマナーがあるんですよ。

 

仕事ではよく使われるビジネスメール。

 

送る宛先が複数でも、瞬時に一斉メールができて便利です。

 

でも便利な反面、間違った宛先に送ってしまうと大変ですよね。

 

その宛先が複数ともなると、大変さも倍増です。

 

そして、いざ送る時になって

 

「 TO?CC?BCC?一体どこに入力すればいいの? 」

 

「 一斉メールの時、本文の宛名はどう書くの? 」

 

と思ったことはありませんか?

 

実は、ビジネスメールを複数の宛先へ送る時は、宛名の順番や送信設定に細心の注意が必要です。

 

なぜなら、送信者と受信者の間で誤解が生じたり、情報漏えいにつながったりするからです。

 

 

  本記事の内容

  • ビジネスメールの宛先が複数の時の注意点とは?
  • TO・CC・BCCの意味を知って上手に使い分けよう!

ちょっとしたことですが、こういうことを知っておくと知識の幅が広がりますよ♪

 

記事の信頼性

この記事を読み終えると、ビジネスメールの宛先が複数の時の注意点が分かり、TO・CC・BCCを上手に使い分けることができますよ。

 

では早速みていきましょう。

 

ビジネスメールの宛先が複数の時の注意点とは?

メール 一斉送信

ビジネスメールの宛先が複数の時の注意点を3つ挙げてみました。

 

  1.  宛先が3~5人の複数なら省略せず全員の宛名を書く
  2. 宛名の順番は役職順
  3. 6人以上なら「 各位 」を使う

 

それでは、順番に解説していきます。

 

1. 宛先が3~5人の複数なら省略せず全員の宛名を書く

先ずは、基本の宛名の書き方を知っておきましょう。

  1. 会社名
  2. 部署
  3. 役職名
  4. 名前+様

このような順番で書きます。

 

これが複数になると、1~4の下にまた別の人の1~4が続きます。

 

その他にも、注意点があります。

 

  • 会社名は「 株式会社 」を( 株 )と略さない
  • 役職名を書いているので「 ○○部長様 」のような二重敬語で書かない
  • 名前はできればフルネームの方が丁寧な印象になる

 

「 細かいことばかりだなあ。 」と思うかもしれません。

 

しかし宛名を省略せずに書くのは最低限のマナーなので、しっかりと覚えておきたいことです。

 

2. 宛名の順番は役職順

複数の宛名を書く時は順番も大切です。

 

一般的には役職の高い順に書きます。

 

役職が同等ならメールの内容に、より関連の高い人を先に書きます。

 

この順番を間違えると、相手に失礼な印象を与えてしまうので注意が必要です。

 

3. 6人以上なら「各位」を使う

メールを送る宛先が多い時は「 各位 」を使うとスマートな印象になります。

 

( 例 )

  • 関係者 各位
  • ○○株式会社 総務部 各位

このように使います。

 

ここでも注意したいのは、「 各位 」も敬称なので

 

  • 関係者様 各位
  • ○○株式会社 総務部 各位様

 

と書くのは、二重敬語になってしまうので間違いです。

 

宛名の間違いはもちろん、本文の誤字脱字のチェックは当然ですね。

 

メールは一度送ってしまうと取消しができないので、正確さが必要です。

 

そして、丁寧に書こうとするあまり「 部長様 」や「 各位様 」など二重敬語になってしまうのにも気を付けましょう。

 

TO・CC・BCCの意味を知って上手に使い分けよう!

パソコン2台 メール

TO・CC・BCCのそれぞれの意味が分かると、上手に使い分けることができますよ。

 

『 TO 』とは

  • メインの宛先
  • 宛先を複数入力して、一斉メールを送信することもできる
  • 一斉メールの受信者は、お互いのメールアドレスを見ることができる

 

ビジネスメールに限らず、メールをTOで送るのは

 

「 あなたがメインの受信者ですよ 」

 

という意思表示にもなります。

 

一斉メールの受信者それぞれが、同等にそのメールの内容に関わっていることになります。

 

『 CC 』とは

  • Carbon Copy( カーボン コピー )の略
  • 「 TOで送ったメールと全く同じ内容を共有してください 」という目的で送る
  • TOの受信者同様、お互いのメールアドレスを見ることができる
  • CCで送られてきた時は返信しなくていい

 

例えば、取引先にTOで送ったメールを上司にCCで送ると

 

取引先→「 このメールの内容は、送信者の上司にも共有されていて安心 」
上司→「 部下は確かに取引先にメールを送ったし、内容もこれでOK 」

 

などの確認をすることができます。

 

さらに、本文に書く宛名の下に

 

CC:○○様
( 同じ会社の人なら「 様 」は付けない )

 

と書くと親切で分かりやすいですよ。

 

CCはあくまでも「 共有 」という意味なので、本来TOで送らないといけない人にCCで送ってしまうと失礼になることがあります。

 

『 BCC 』とは

  • Blind Carbon Copy( ブラインド カーボン コピー )の略
  • CCと同様、TOで送ったものと全く同じメールを送ることができる
  • BCCの受信者はTO・CC・BCCのどの受信者のメールアドレスも見ることができない

BCCは一斉メールを送る受信者同士が、お互いのことを知らない時や他に受信者がいることを隠したい時に使います。

 

受信者は、TOではなくBCCで送られてきたことだけは分かるので、本文に

 

「 一斉送信のためBCCで失礼いたします。 」

 

「 一斉送信により、個人情報保護のためBCCで送信しております。 」

 

と書き添えると、個人情報に対して配慮しているということが伝わります。

 

まとめ

まとめ

いかがだったでしょうか?

 

まとめると、

  • ビジネスメールの宛先が複数の時の注意点
    ① 宛先が3~5人の複数なら省略せず全員の宛名を書く
    ② 宛名の順番は役職順
    ③ 6人以上なら「 各位 」を使う
  • TO:メインの宛先。受信者同士のメールアドレスを見ることができる
  • CC:TOで送ったメールと全く同じ内容を共有する目的で送る
  • BCC:CCと同様の機能。BCCの受信者は他の受信者のメールアドレスが分からない

CCやBCCは、使い方を覚えておけばとても便利です。

 

しかし、情報漏えいにつながることもあるので本当に気を付けないといけないですね。

 

さらに、使う際のマナーも覚えておくと、受信者に不快な思いをさせないのはもちろん、相手への配慮がきっと伝わりますよ。

この記事が少しでもお役に立てば幸いです(^^♪

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